Eind april vond het halfjaarlijkse overleg plaats tussen sYnfra en de acht aannemers waarmee sYnfra samenwerkt. Doel van dit overleg is om de samenwerking te bestendigen en uit te bouwen door het bespreken van strategische onderwerpen. Belangrijk agendapunten waren dit keer de nieuwe beoordelingssystematiek van Q-sYnfra, de voortgang van Gemma en de nieuwe werkgroep FAQ.

Q-sYnfra vernieuwd
Elke vier maanden beoordelen twee auditoren van het kwaliteitsbureau Q-sYnfra opdrachtgevers en aannemende partijen volgens het kwaliteitsysteem dat in 2006 is vastgesteld. Het beoordelingsysteem is in 2009 verder uitgebouwd en verbeterd in samenspraak met Bouwend Nederland en KIWA. De werkgroep heeft vijf kritische prestatie-indicatoren geformuleerd per betrokken partij: opdrachtgever, opdrachtnemer en de coördinerende partij. Het gaat daarbij om zaken als kwaliteit, veiligheid, (halen van) planning, overdracht en terugkoppeling. Vier van deze indicatoren kunnen beoordeeld worden op basis van de geautomatiseerde gegevens die standaard gelogd gaan worden via het nieuwe automatiseringsplatform Gemma. De vijfde factor is niet te meten via het ICT-systeem en wordt beoordeeld in een persoonlijke audit. Hierin komen aandachtspunten naar voren als klachten en de afhandeling ervan, geleverde kwaliteit en het al dan niet nakomen verbeterafspraken. Elke partij krijgt als eindcijfer het gemiddelde van de cijfers op de vijf indicatoren. Aan de cijfers is een bonusmalus regeling verbonden. Betrokken partijen krijgen in de toekomst workshops aangeboden over het nieuwe systeem, maar voor het toegepast kan worden, moeten de ICT-randvoorwaarden op orde zijn. Zodra Gemma naar behoren werkt, kan het vernieuwde Q-sYnfra gaan draaien.
Hans van der Steen van Gebroeders van der Steen presenteerde tijdens het overleg de resultaten van de pilot met het vernieuwde Q-sYnfra die eind 2008 is gehouden in een drietal percelen. De pilot toonde aan dat het verbeterde kwaliteitsysteem goed functioneert .  Van der Steen is blij met het overleg tussen sYnfra en de aannemers: “Iedereen is het erover eens dat er objectiever gemeten moet worden en er ligt nu een mooi uitgangspunt. We hebben goede afspraken gemaakt over het verder bijslijpen ervan; het vertrouwen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers kan nu verder groeien.”

Voortgang Gemma
Naast de nieuwe systematiek is ook de voortgang van Gemma besproken. De vijfde ‘milestone’ is inmiddels opgeleverd, die wordt getest samen met gemeenten. Leverancier Yellowtail heeft een nieuwe tijdsplanning gemaakt omdat de opdracht meer werk met zich mee brengt dan voorzien.  Dit betekent dat  Aansluitingen op 6  september ‘ live’ gaat en Infra en Onderhoud en storingen op 1 november. Wim van de Westerlo van Westvoort vindt het terecht dat er zoveel aandacht uitgaat naar Gemma omdat het ontwikkelen van een nieuw systeem veel input vraagt. Hij zou het prachtig vinden als het allemaal gaat werken zoals de bedoeling is en benadrukt dat iedereen dan voorbereid moet zijn: “Het is puur discipline waar het om draait als Gemma klaar is: de discipline van eenieder om er op de juiste manier mee om te gaan.”

FAQ bestek
Vanuit het overleg zijn een aantal werkgroepen actief. Er is nu ook  een werkgroep samengesteld die zich gaat buigen over antwoorden op de besteksvragen die leven bij de aannemers. Daarnaast draagt de werkgroep zorg voor een up to date versie beheer.
De FAQ-groep bestaat uit vertegenwoordigers van sYnfra en vertegenwoordigers uit de aannemerij .
 Voor sYnfra zitten in de groep: Wim Langewouters ( voorzitter), Fer Siegersma, Ad van Mol en  Bert van Hees . De aannemers zijn:  Edwin Baeten van Hurkmans, Edward Habraken van Rasenberg en Theo Aarts van BAM. De werkgroep komt elke drie maanden bij elkaar om heldere antwoorden te formuleren op  ingekomen vragen. Dit voorkomt  discussie op de werkvloer!
Afgesproken is dat het Algemeen Bestuur een besluit neemt als de werkgroep niet tot overeenstemming kan komen.